Sabtu, 08 Oktober 2011

Membuat Penilaian Prestasi Kerja

Membuat format Penilaian Prestasi Kerja Karyawan bagi Perusahaan yang belum pernah melakukannya  adalah pekerjaan yang cukup sensitif dan harus sesuai dengan situasi, kondisi dan budaya kerja setempat. Kalau dibuat hanya asal-asalan saja, akan menimbulkan keresahan diantara sesama Karyawan maupun antara bawahan dan atasan. Para atasan masing-masing Departemen perlu diajak sharing berdiskusi terlebih dahulu, sebelum penilaian prestasi kerja tersebut diberlakukan. Bahkan kalau perlu para atasan diajak praktek atau simulasi terlebih dahulu. Karena jenis formula Penilaian Prestasi Kerja  berbeda antara Follower dengan Leader. 


Sistem penilaiannya pun ada beberapa pilihan. Cukup top down saja, atau model 90 derajat atau 380 derajat atau justru model dari hasil kesepakatan antar atasan saja yang dipakai. Sifatnya yang terbuka atau tertutup (rahasia). Kalau model top down hanya satu arah yaitu atasan menilai bawahan. Model ini banyak digunakan karena sangat sederhana dan mudah dilaksanakan. Apalagi sifatnya yang rahasia. Tapi sering mengejutkan para Karyawan, karena tiba-tiba ada temannya yang satu level naik posisi tanpa ada isu sebelumnya. Sehingga kesannya tidak adil dan tidak fair dalam kompetisi memperjuangkan jenjang karier. Akibatnya gosip nepotisme merebak kemana-mana. Bahkan bagi Karyawan ybs yang menerima kenaikan posisi, juga merasa kurang nyaman dalam posisi jabatan barunya tsb.

Tapi kalau sifat penilaian prestasinya terbuka, biasanya setiap menjelang periode penilaian, kondisi Karyawan ditempat kerja menjadi agak menghangat cenderung resah. Karena bagi para bawahan, timbul rasa was-was khawatir kalau atasannya memberikan nilai yang rendah atau tidak fair terhadap dirinya. Sedangkan para atasan ketika menentukan penilaian pada form penilaian prestasi bawahannya, agak bimbang dan cenderung memberikan nilai abu-abu yang aman bagi dirinya. Contohnya kalau ada pilihan kategori : baik, cukup, dan kurang, biasanya kalau atasan yang tidak mempunyai catatan kondite bawahannya, cenderung memberikan nilai yang tengah yaitu yang cukup. Karena dirasa aman bagi dirinya. Tapi hal ini tidak baik untuk perkembangan motivasi kerja para bawahannya. Seolah-olah menganut sistem penggajian 'PGPW' (Pinter Goblok Podo Wae) pintar bodoh sama saja.
Jadi (sekedar saran) model penilaian prestasi yang top down dan bersifat tertutup, hanya dipakai untuk para follower (bawahan non jabatan) oleh atasannya langsung. Karena atasannya langsung lebih tahu kondisi prestasi dan kondite bawahannya. Sedangkan atasan selanjutnya hanya sekedar memberikan pertimbangan non teknis saja. 

Status Karyawan bawahan yang dinilai yaitu ketika akan habisnya masa percobaan Karyawan baru untuk menentukan apakah ybs perlu diangkat atau tidak. Juga untuk menetukan para Karyawan Kontrak yang menjelang habis masanya, perlu diperpanjang atau tidak kontraknya atau apabila sudah kontrak yang kedua, perlu diangkat atau tidak. Penerapan model penilaian ini pada bawahan yang berstatus masih non permanent,  biasanya kurang membawa dampak bagi Karyawan lain secara keseluruhan.

Penilaian prestasi untuk para Leader (Foreman, Supervisor, Superintendent dll) sebaiknya tetap bersifat tertutup tapi menggunakan model yang 380 derajat. Kenapa tertutup karena menurut pengalaman kami, budaya Indonesia yang masih memegang adat ketimuran, masih belum siap untuk  buka-bukaan. Kalau tetap dipaksakan pasti akan menimbulkan ketegangan dintara para Karyawan itu sendiri.

Sedangkan kenapa harus yang model 380 derajat, karena model ini yang kami anggap paling adil dan fair dibanding model yang lain. Hanya penerapannya agak ribet dan perlu waktu yang agak panjang. Karena arti dari 380 derajat adalah : keatas, kebawah, kesamping kanan dan kesamping kiri. Jadi setiap level jabatan dinilai oleh atasanya. bawahannya, teman selevel disamping kanan dan teman selevel disamping kiri. Hasil nilai prestasinya dijumlahkan dari keempat sisi lalu diambil angka rata-rata. Jumlah akhir dari hasil rata-rata inilah yang dianggap valid nilai prestasinya. Sehingga dengan demikian tidak ada lagi nilai prestasi para pemegang jabatan yang diragukan oleh pihak lain. Dengan begitu, para pemegang jabatan diharapkan selalu menjaga hubungan yang baik terhadap atasan, bawahan, teman selevel disamping kanan dan teman selevel disamping kiri. Selanjutnya suasana ditempat kerja diharapkan tetap selalu harmonis setelah dilakukan penilaian prestasi kerja.

Penilaian prestasi sebenarnya tidak hanya untuk kepentingan perubahan status Karyawan (dari status percobaan/kontrak akan menjadi tetap) atau untuk  kenaikan jabatan saja. Tapi juga bisa untuk menentukan mutasi, demosi, kenaikan gaji berkala (kalau ada), perhitungan insentif, bonus tahunan dan bentuk reward yang lain.

Contoh form penilaian prestasi yang sederhana adalah sbb :
Untuk memperbesar, klik gambar ini
Sebenarnya masih ada lagi bentuk form penilaian prestasi yang lain yaitu khusus untuk follower dan bentuk yang lebih sederhana yaitu yang hanya 1 lembar. Walaupun hanya 1 lembar (ringkas dan padat) sudah pernah kami praktekkan di beberapa Perusahaan tambang diluar jawa. Dan hasilnya cukup efektif serta tidak pernah menimbulkan masalah. 
Untuk rekan-rekan yang senior atau siapa saja yang tertarik dengan tulisan ini, tolong ditambahkan atau direvisi agar lebih bermanfaat bagi orang lain. Terima kasih.